ISO 9001 Kalite Belgesi İçin Gerekli Dokuman | Kalite El Kitabı

  • Anasayfa
  • Blog
  • ISO 9001 Kalite Belgesi İçin Gerekli Dokuman | Kalite El Kitabı
image

ISO 9001 Kalite Belgesi İçin Gerekli Dokuman | Kalite El Kitabı

ISO 9001 Kalite Belgesi İçin Gerekli Dokuman

ISO 9001 Kalite Belgesi İçin Gerekli Dokuman Kalite El Kitabı içeriklerinde bulunan maddeler aşağıdaki gibidir:

 

4. KURULUŞUN BAĞLAMI

 

4.1. KURULUŞUN VE BAĞLAMININ ANLAŞILMASI  

Firmamız ISO 9001: 2015 Kalite Yönetim Sistemi gereklerine göre bir kalite yönetim sistemi kurmuş ve bu sistem gereklerinden biri olan bu Kalite El Kitabını hazırlamıştır.

Firmamız kalite anlayışı doğrultusunda bir Kalite Politikası oluşturmuştur.

Bu Kalite El kitabı Firmamızın kaliteyi güvence altına almak için kullandığı yöntemleri genel olarak açıklar. Bu kitabın ilk amacı sistemin uygulanması ve bunun sürekliliğinde kalıcı bir referans olarak hizmet ederken Kalite Yönetim Sistemi’nin yeterli tanımının yapılmasını temin etmektir. 

Kalite El Kitabı standartlara uygun olarak hazırlanmış prosedürler, talimatlar, formlar, iş akışı şemaları, organizasyon şemaları, görev tanımları tarafından desteklenir.

 

ATIFTA BULUNULAN REFERANSLAR 

ISO 9001: 2015 Kalite Yönetim Sistemi – Şartlar Standardı

 

İÇ BAĞLAM / DIŞ BAĞLAM 

Firmamızda yönetim sisteminin istenen sonuçlarını elde etme yeteneğini etkileyecek iç/dış konular aşağıda belirtilmiştir. Ancak bu iç/dış konular bunlarla sınırlı olmayıp değişen ve gelişen durumlara göre revize edilecektir.

 

4.2. İLGİLİ TARAFLARIN İHTİYAÇLARI VE BEKLENTİLERİ

Firmamızda  müşteri ve uygulanabilir  yasal ve mevzuat şartlarını karşılayan ürünleri ve hizmetleri sürekli sağlama yeteneğine etkisi ya da potansiyel etkisinden dolayı ilgili tarafların beklentilerini belirlemiştir. Ancak bu gereklilikler bunlarla  sınırlı olmayıp değişen ve gelişen durumlara göre revize edilecektir. Bu ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentileri Yönetimi Gözden Geçirme Toplantılarında görüşülecektir.

 

İLGİLİ TARAFLAR/BEKLENTİLER:

 

4.3. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN KAPSAMI VE SINIRLARI

 

4.4. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ

Firmamız, bu standardın şartlarına uygun olarak, gerekli prosesler ve onların etkileşimleri içeren bir yönetim sistemi oluşturmuş, uygulamakta, sürdürmekte ve sürekli geliştirmektedir.

Firmamız, Kalite yönetim sistemi için ihtiyaç duyulan prosesleri ve bunların kuruluşta uygulanmasını aşağıdaki maddeleri dikkate alarak belirlemiştir:

a) Bu proseslerden beklenen çıktılar ve gerekli girdilerini;

b) Bu proseslerin sırası ve birbiri ile etkileşimini;

c) Bu proseslerin kontrolü ve etkili çalışmasını sağlamak için gerekli performans göstergelerine ilişkin ölçüm, yöntem ve kriterleri;

d) Kaynak ihtiyacı ve kullanılabilirliğini sağlamayı;

e) Bu prosesler için yetkili ve sorumluların atamasını;

f)  6.1 'de tanımlanan gerekliliklerine göre riskler ile fırsatlar ve bunları adresleyen uygun aksiyonların planlanması ve uygulanması;

g) Uygun olduğunda izleme, ölçme için metotlar ve proseslerin değerlendirilmesi ve eğer gerekiyorsa, proseslerdeki değişiklikler;

h) Kalite yönetim sistemi ve proseslerin iyileştirilmesi için fırsatlar.

 

Firmamız, proseslerin planlandığı gibi yürütülmesini güvence altına alacak şekilde gerekli olduğu ölçüde dokümante edilmiş bilgiyi korumak ve proseslerin işleyişini desteklemek için gerekli olduğu ölçüde dokümante edilmiş bilgiyi muhafaza etmektedir.

Kalite Yönetim Sistemi kapsamında ele alınan prosesler, aşağıdadır. Bu proseslerin sırası, birbirleri ile etkileşimleri ve ilgili dokümantasyon ekte  belirtilmiştir. Diğer taraftan bu prosesler Hedef İzleme Tablosu ile Kalite Yönetim Sorumlusu Tarafından takip edilerek Yönetim Gözden Geçirme toplantılarında proseslerin başarıları gözden geçirilir. NOT: Yukarıda söz konusu olan kalite yönetim sistemi için gerekli prosesler; yönetim faaliyetleri, kaynakların temini, ürün gerçekleştirme ve ölçmeler ile ilgili prosesleri içermektedir. 

 

Süreçler Referanslar:

PS.01 Satış-Pazarlama Prosesi

PS.02 Satınalma Prosesi

PS.03 Üretim ve Kalite Kontrol Prosesi

PS.04 Bakım Onarım Prosesi

PS.05 Depo ve Sevkiyat Prosesi

 

5.1. LİDERLİK VE TAAHHÜT

 

5.1.1. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ İÇİN LİDERLİK VE TAAHHÜT

Firmamız üst yönetimi Kalite yönetim sistemi ile ilgili olarak liderlik ve taahhüdünü aşağıdaki maddeleri dikkate alarak gösterir:

a) Kalite yönetim sisteminin etkinliği için sorumluluk alarak,

b) Kalite yönetim politikasını ve hedeflerini  Kalite yönetim sistemi için oluşturarak  ve kuruluşun yapısı ve stratejik yönü ile uyumlu olmasını sağlayarak,

c) Kalite yönetim politikasının kuruluş içinde duyurulması, anlaşılması ve uygulanmasını temin ederek,

d) İş süreçlerinin Kalite yönetim sistem gereksinimleri ile entegrasyonunu sağlamak,

e) Süreç yaklaşımı ve risk esaslı düşünmenin teşvikini sağlayarak,

f)  Kalite Yönetim Sistemi için gerekli kaynakları sağlayarak,

g) Şirket içerisinde Kalite Yönetim Sistemi şartlarına uygunluğunun ve etkinliğinin önemini bildirerek,

h) Kalite Yönetim Sisteminin hedeflediği sonuçlara ulaşılmasını sağlayarak,

i) Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğine katkıda bulunacak kişilerin desteklenmesini, yönlendirilmesini ve teşvik edilmesini sağlayarak,

j) Sürekli iyileşme ve  gelişimi teşvik ederek, liderlik ve taahhüdünü  gösterir.

 

5.1.2. MÜŞTERİ ODAKLILIK

Şirketimizin varlığı müşterilerimize bağlıdır. Bu nedenle müşterilerin şu anki ve gelecekteki ihtiyaçları anlaşılmalı, karşılanmalı ve mümkün olduğunda bu beklentilerin üzerine çıkılması noktasında tüm Firmamız çalışanları özel gayret içinde olmalıdır.

Bu doğrultuda firmamız yılda en az bir kez olmak üzere müşterilerimize “Müşteri Memnuniyet Anketi” yapılarak müşteri beklentileri ve istekleri alınmaktadır.

Firmamız üst yönetimi  müşteri odaklılıkla ilgili liderliğini ve taahhüdünü  aşağıda belirtildiği şekli ile göstermektedir:

a) Firmamız üst yönetimi tarafından müşteri ve uygulanabilir yasal ve düzenleyici gereklilikler tespit edilip, anlaşılıp ve sürekli olarak karşılanması noktasında gerekli kaynaklar sağlanarak,

b) Firmamız üst yönetimi ürün ve hizmetlerin uygunluğunu etkileyebilecek riskler ve fırsatları müşteri memnuniyetini artırmak temelinde  tespit ederek ve  yöneterek,

c) Firmamız üst yönetimi ve çalışanları tüm ürün ve hizmet aşamalarında müşteri memnuniyetinin sürdürülmesine ve arttırılmasına  odaklanmaktadır.

 

5.2. KALİTE POLİTİKAMIZ

Firmamız üst yönetim tarafından hazırlanan Kalite Yönetim Politikasının tüm personel tarafından bilinmesi ve sahiplenilmesi esastır. Bu amaçla mevcut ve yeni işe başlayan her personelin eğitim alması sağlanmaktadır. Kalite Yönetim Politikasının uygunluğu Yönetimin Gözden Geçirme toplantılarında gözden geçirilmektedir. Firmamız de kalite politikası oluşturulmuştur. Kalite Politikası 3.tarafların ulaşımı için web sitesinde yayınlanmıştır.

 

İlgili Doküman : EK-001 Kalite Politikası

 

5.3. ORGANİZASYON ROL, SORUMLULUKLAR VE YETKİLER

Firmamız Üst Yönetimi ve şirket içerisinde yer alan tüm ünvanlara yönelik sorumluluk ve yetki tanımları belirlenmiştir.Üst Yönetim aşağıdaki konularda sorumluluk ve yetki için Üretim Sorumlusu   olarak atamıştır:

a) Yönetim sisteminin bu standardın şartlarına uygunluğu sağlamasını güvence altına almak, 

b) Proseslerin amaçlanan çıktıları sağlamasını güvence altına almak,

c) Kalite Yönetim Sisteminin performansını iyileştirmek için fırsatları özellikle üst yönetime raporlamak,

d) Şirket içerisinde müşteri odaklılığının teşvikini güvence altına almak,

e) Kalite Yönetim Sisteminde değişiklikler planlanıp uygulandığında, Kalite Yönetim Sisteminin bütünlüğünün sürdürülmesini güvence altına almak

 

İlgili Döküman :  Atama Yazısı

  Organizasyon Şeması

  Görev Tanımları

 

6.1. RİSKLERİ VE FIRSATLARI ELE ALMAK İÇİN AKSİYONLAR

Firmamız Kalite Yönetim Sistemi için planlama yaparken, Madde 4.1. de belirtilen konular ile Madde 4.2.de belirtilen gereksinimleri göz önüne alarak risk ve fırsatları belirlemiştir.

 

İlgili Döküman: P 10 Risk Analiz Prosedürü

 

6.2. HEDEFLER VE ONLARA ULAŞMAK İÇİN PLANLAR

Üst yönetim tarafından Kalite Politikası  ile uyumlu Kalite Hedefleri oluşturulmuştur. Kalite Hedefleri oluşturulurken bunların takip edilmesini sağlayacak şekilde, stratejiler, sorumlular, hedef gerçekleştirme süresi ve gereken kaynaklar belirtilmiştir.

 

İlgili Döküman: F.502 Hedef İzleme Tablosu

 

6.3. DEĞİŞİKLİKLERİN PLANLANMASI

Firmamızın Kalite Yönetim Sistemi değişiklik ihtiyacını belirlediğinde değişiklik planlı ve sistematik bir şekilde yürütülmektedir.

Firmamız değişim sürecinde aşağıdakileri  dikkate alır:

a) Değişikliğin Amacı ve Muhtemel Sonuçları ;

b) Kalite Yönetim Sisteminin Bütünlüğü;

c) Kaynakların Mevcudiyeti;

d) Sorumluluk ve Yetki Tahsisi veya Yeniden Tahsisi.

 

Firmamızın Değişim yönetimi Girdileri aşağıda tanımlanmıştır

  • Müşteri şikayetleri ve geri bildirimleri sonucu
  • Ürün ve hizmet sonucu
  • Uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyet  sonucu
  • İç Denetim sonucu
  • Potansiyel uygunsuzluklar sonucu
  • Personel talebi sonucu
  • Yönetim gözden geçirme toplantıları sonucu
  • 4.4.4  Risk ve Fırsatlar ve İç/ dış bağlamdaki değişiklik sonucu

 

7.1. KAYNAK

Firmamız Ürün/hizmet kalitesini ve çevresini etkileyen faaliyetleri yürüten personelin sahip olması gereken “Görevli Profili” öğrenim, eğitim, beceri ve tecrübeleri dikkate alınarak belirlenmektedir.

 

7.1.1. Genel

Firmamız, Kalite Yönetim Sisteminin oluşturulması, uygulanması, sürekliliğinin sağlanması ve sürekli iyileştirilmesi için gerekli kaynakları belirlemekte ve tahsis etmektedir.

Firmamız:

a) Var olan iç kaynakların yeterliliğini ve kısıtlarını,

b) Dış temin edicilerden nelerin elde edilmesine ihtiyaç duyulduğunu göz önüne almaktadır; Firmamız Dış temin edicilerden malzeme, hammadde, sarf malzeme ihtiyacı olabilir. Bu ihtiyaç talepleri Satın alma prosedürüne göre temin edilir.

 

7.1.3.ALTYAPI – 7.1.4 PROSES GERÇEKLEŞTİRME ORTAMI

Firmamız de müşteri beklentilerini karşılayacak düzeyde üretim ve hizmetin sağlanabilmesi için gerekli olan her türlü alt yapı mevcuttur. (Çalışma, üretim, yemek ve dinlenme alanları, toplantı salonları, gerekli ofis ortamı ve bilgisayarlar, üretim makine ve teçhizatları, nakliye ve ulaşım araçları vs.) Makine teçhizatlarının ilgili bakım talimatları ile bakımları ve kontrolleri yapılarak, makine sicil kartlarına  işlenir.

Yeterli hizmetin sunulması için çalışma ortamı uygundur.Kuruluşumuz; kuruluş içi ve kuruluş dışı yazışma ve haberleşmelerin sağlanabilmesi için gerekli teknolojik büro şartlarını ve hijyen şartlarını  sağlamıştır.

 

İlgili Döküman: PS.04 BAKIM ONARIM PROSESİ

T.602 ÜRETİM YERİ KURALLARI TALİMATI

T.04.01 AMBALAJ MAKİNASI KULLANIM VE BAKIM TALİMATI

 

7.1.5. İZLEME VE ÖLÇME KAYNAKLARI

Kalite Departmanı kalibrasyon gerektiren bütün izleme ve ölçme cihazlarını belirler, numaralandırır ve Kalibrasyon Cihaz Listesi’ne kaydeder.Söz konusu cihazlar firma dışı bir kuruluş tarafından kalibre edilir. Söz konusu formda cihazın adı, markası, seri nosu, kalibrasyon tarihi, kalibrasyonun yapıldığı yer, kalibrasyonun yapıldığı kuruluş, bir sonraki kalibrasyon tarihi, kalibrasyon sonucu belirtilir.Yeni satın alınan cihazlar, onarılmış cihazlar, kalibrasyonundan şüphe edilen cihazlar da kalibre ettirilir.Kalibrasyon geçerliliği devam eden bir cihazda hata tespit edilmesi durumunda cihaz acilen kalibre ettirilir. İlgili bölüm departmanları, kalibre edilmiş cihazların hasar görmeyecek şekilde korunması, taşınması ve kullanılmasını sağlarlar.Kalibrasyon süresi geçmiş cihazların üzerine “KULLANIM DIŞIDIR” etiketi yapıştırılır.

 

İlgili Döküman: P 07 KALİBRASYON PROSEDÜRÜ

 

7.1.6. KURUMSAL BİLGİ

Firmamız, ürün ve hizmetin uygunluğu ve proseslerin gerçekleştirilmesi için gereken bilgiyi belirlemiştir.Kuruluşumuzun Kalite Yönetim sitem dokümanları, olumlu, olumsuz arge çalışmaları, hatalı ürün/hizmet sonuçları, hatalı hammadde sonuçları,müşteri şikayetleri vb. kurumsal bilgimizdir.Kurumsal bilgiler arşivlenip saklanmaktadır.

Kurumsal bilgi birikiminin sürekliliği sağlanmalı ve gerektiği ölçüde elde edilebilirdir. Firmamız trendler ve değişiklik ihtiyaçlarına değinirken mevcut bilgisini dikkate almalı ve gerekli ek bilgiler ile güncellemelere nasıl erişeceğini veya bunları nasıl bünyesine katacağını belirler.

   a) İç kaynaklar (entelektüel varlıklar; tecrübe ile elde edilen bilgiler; hatalı ve başarılı projelerden öğrenilen dersleri içeren bilgiler; dokümante edilmemiş bilgi ve tecrübelerden elde edilen bilgiler; ürün, hizmet ve proses iyileştirme  sonuçlarından elde edilen bilgiler)

   b) Dış kaynaklar (standartlar, akademik çevre, konferanslar, müşteri ve dış sağlayıcılardan elde edilen bilgiler)

 

7.2. YETKİNLİK

Firmamız aşağıdakileri yapacaktır:

a) KYS performansı ve etkinliğini etkileyen kendi kontrolü altında çalışan kişilerin gerekli yetkinliklerini belirlemiştir.

b) Uygun öğretim, eğitim veya tecrübe temelinde bu kişilerin yeterliliklerini güvence altına almıştır.

c) Uygun olduğu durumlarda, gerekli yeterliliğin sağlanması için işlem yapmış ve bu faaliyetlerin etkinliğini değerlendirmiştir.

d) Yeterliliğin delili olarak uygun dokümante edilmiş bilgileri muhafaza etmektedir.

 

İlgili Dökümanlar:  Görev Tanımları

 

7.3. FARKINDALIK

Firmamız, kontrolü altında çalışan kişilerin aşağıdakilerin farkında olduğunu güvence altına almıştır:

a) Kalite politikası,

b) İlgili kalite amaçları,

c) İyileştirilmiş performansın faydaları dahil, kendilerinin kalite yönetim sisteminin etkinliğine katkıları,

d) Kalite yönetim sistemi şartlarının yerine getirilmediği durumlarda müdahil olmak.

 

Yeni personel alımlarında ‘‘Sorumluluk ve Yetki’ye’’ uygun personel alımı gerçekleştirilmekte, mevcut personel ise bu gereklilikler ile karşılaştırılarak var ise eksikleri belirlenmektedir.

Belirlenen eksiklikler eğitim verme ve/veya oryantasyon gibi uygulamalarla giderilmeye çalışılmaktadır. Firma personelinin mevcut işlerini doğru şekilde yapabilmesi ve geliştirebilmesi için ihtiyaç duyulan eğitimler belirlenmekte ve belirlenen eğitimler bir program çerçevesinde verilmektedir. Eğitimler verilmeden önce eğitimden beklentiler belirlenmekte, eğitim sonrası belirlenen bir süre içerisinde alınan eğitimlerin bu beklentileri karşılama yeterliliği analiz edilmektedir.

Verilen eğitim beklenen sonuçları karşılamamış ise eğitim gerektiğinde tekrar plana alınmaktadır. Eğitimle ilgili kayıtlar belirlenen sürelerle muhafaza edilmektedir.

 

İlgili Dökümanlar: P 06 İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM PROSEDÜRÜ

      T.601 PERSONEL İŞE BAŞLATMA VE ÇIKIŞ TALİMATI

 

7.4. İLETİŞİM

Firmamızın aşağıdakileri içeren Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili iç ve dış iletişim ihtiyaçlarını belirlemiştir.:

a) Neyin iletileceği

b) Ne zaman iletileceği,

c) Kiminle iletişim kurulacağı,

d) Nasıl duyurulacağı

e) Kimin iletişim kuracağı

 

I. DAHİLİ HABERLEŞME

İç haberleşme  için iç mail ve toplantılar yapılmaktadır. Kalite yönetim sistemleri kapsamında başlatılan tüm faaliyetlerden tüm çalışanların haberdar olması ve bilinç seviyesinin arttırılması sağlanmaktadır. Uygunsuzlukların kayda alınması ve işletme içinde ilgili birimlere aktarılması kadar iyi uygulamaların da duyurulması sağlanmaktadır.  Bu amaçla; e-mailler, iç yazışmalar ve düzenli toplantılar yapılmaktadır.

 

II. HARİCİ HABERLEŞME

Yapılan çevresel iyileştirmelerin kuruluş dışına duyurulması, kamuoyu ile şirket arasında bir güven ve işbirliği ortamının sağlanması açısından önemlidir. Firmamız dışı haberleşme,web sitesi, mailler bültenler, duyurular, toplantılar ve raporlar ile yapılır. Firmamız dış iletişimden her bölüm kendisi sorumludur. Bu tür taleplerin şikâyet şeklinde olması durumunda bu talep bir uygunsuzluk olarak ele alınır ve düzeltici faaliyet ihtiyacı araştırılarak çözüm aranır.

 

7.5.1.-7.5.2.-7.5.3.  OLUŞTURMA VE GÜNCELLEME

Kalite Yönetim Sistem dokümantasyonun oluşturulmasında yer alacak sorumluları belirlemek ve çalışmaları koordine etmekten Kalite  Departmanı  sorumludur. Yazılı bir dokümantasyonun konusuna göre ilgili ve uzman kişinin oluşturması esastır. Dokümantasyonun yayınlanmadan önceki yeterlilik açısından onayını verecek kişi, dokümanı hazırlayanın bir üst yönetim temsilcisidir.

Dokümantasyon Dokümantasyon ve Kayıtların Kontrolü  Prosedürü   ’nde  belirtilen şekilde hazırlandıktan ve onaylandıktan sonra Kalite  Departmanı   tarafından ilgili birim/kişilere elektronik veya baskılı olarak dağıtılır. Dokümanda herhangi bir değişiklik olduğunda hazırlama aşamasında olduğu gibi ele alınır.

Doküman formatında revizyon no ve revizyon edildiği tarih belirtilir. Güncel baskılar daha önce dağıtılan birim/kişilere Kalite Departmanı tarafından elektronik veya baskılı dağıtılarak eskileri iptal edilir. İptal edilen dokümanlar da Dokümantasyon  ve Kayıtların Kontrolü  Prosedüründe  belirtilen sürelerde elektronik veya baskılı muhafaza edilir.

Dokümanların değişiklik ve dağıtım bilgileri de Dokümantasyon  ve Kayıtların Kontrolü  Prosedüründe tanımlanmıştır.

Dış kaynaklı dokümanlar  belirlenmiş ve standartların güncellik takibi sağlanmıştır. Bu kapsamda yapılacak dağıtımlar da Dokümantasyon ve Kayıtların Kontrolü Prosedüründe tanımlanmıştır.

Kalite Yönetim Kayıtları, Kalite Yönetim Sistemi’nde tanımlanan şartlara uygunluğun, etkin olarak sistemin işlediğinin kontrolü ve burada yer alan bilgilerden yararlanılarak sistemi iyileştirme amaçlı kullanılabilecek bilgiye ulaşmak amaçlanmıştır.

Kayıtların okunaklı olarak hazırlanması gibi zamanla silinebilecek kayıtların kopyasının alınarak saklanması esastır.

 

İlgili Dökümanlar : P 01 DOKUMAN VE KAYITLARIN KONTROLU PROSEDÜRÜ

 

8.1 HİZMET PLANLAMA VE KONTROL

Firmamız ürün yelpazesi içerisinde yer alan ürünlerin “İlk Seferde Doğru” üretimi ilkesi çerçevesinde aşağıda belirtilen planlamalar yapılmıştır. 

 

8.2.1. MÜŞTERİ İLE İLETİŞİM 

  • Müşteriler hakkında bilgi verilmesi,
  • Müşterilerin taleplerinin alınması,
  • Satış sonrası müşteri şikâyetlerinin alınması, konularında müşteri ile iletişim kuralları belirlenmiştir.

 

İlgili Doküman : PS.01 SATIŞ VE PAZARLAMA PROSESİ

 

8.2.3. ÜRÜN VE HİZMETLER İÇİN ŞARTLARIN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ 

Firmamız, sunduğu ürün ve hizmet için şartların karşılanması kabiliyetine sahip olduğunu güvence altına almıştır. Firmamız, aşağıdakileri içerecek şekilde müşteriye ürün ve hizmet sağlama taahhüdünden önce bir gözden geçirme yapar:

a) Teslim ve teslim sonrası faaliyetlere ait şartlar dahil müşteri tarafından belirtilmiş olan şartları,

b) Müşteri tarafından beyan edilmeyen ancak eğer biliniyorsa, belirtilen veya amaçlanan kullanım için gerekli olan şartları,

c) Kuruluş tarafından belirtilmiş şartları,

d) Ürüne uygulanabilir birincil ve ikincil mevzuat şartları,

e) Önceden ifade edilenlerden farklı olan sözleşme veya sipariş şartları. 

  • Önceden ifade edilenlerden farklı olan sözleşme veya sipariş şartlarının çözüme kavuşturulduğunu güvence altına alır.
  • Müşteri, şartları doküman halinde beyan etmediğinde müşteri şartları, kabulden önce kuruluş tarafından teyit edilmektedir.
  • Firmamız, uygulanabildiği ölçüde, aşağıdaki hususlara ait yazılı bilgileri sipariş formu ile  muhafaza edilmelidir: 

a) Gözden geçirme sonuçları

b) Ürün ve hizmete ait yeni şartları

 

8.2.4. ÜRÜN VE HİZMET ŞARTLARINDAKİ DEĞİŞİKLİKLER

Ürün ve hizmet şartları değiştiğinde firmamız, uygun yazılı bilginin değiştirilmiş ve ilgili personelin değişen şartlardan haberdar edilmiş olmasını sağlamıştır.

 

8.3. TASARIM VE GELİŞTİRME

Firmamız tarafından tasarım ve geliştirme yapılmamaktadır.

 

8.4.1 DIŞARIDAN SAĞLANAN ÜRÜN VE HİZMETLERİN KONTROLÜ -

8.4.2. KONTROL TÜRÜ VE KAPSAMI -

8.4.3. DIŞ SAĞLAYICILAR İÇİN BİLGİ

Firmamızda tüm satın alma faaliyetleri için Satın alma İş Akışı oluşturulmuştur. Satın alma talepleri müşteri siparişleri ve satın alma sipariş formu ile belirlenir. Satın alma siparişleri satın alınan ürünü açıklayıcı niteliktedir.

 

İlgili Doküman : PS.02 SATINALMA PROSESİ

TP.02.01 TEDARİKÇİ BELİRLEME VE DEĞERLENDİRME TALİMATI

 

8.5.1.ÜRÜN VE HİZMETİN SAĞLANMASI

Üretim faaliyetleri planlanmış ve kontrollü şartlar altında uygulamaya alınmıştır. Bu amaçla;

a) Ürünün kabul kriterlerini tanımlayan formlar oluşturulmuştur.

b) Ürünün üretimine yönelik çalışma talimatları oluşturulmuştur.

c) Uygun makine/cihaz/ekipman kullanımı sağlanmıştır.

d)Tüm proseslerde gereken noktalarda izleme ve ölçme kriterleri belirlenmiş ve bu kontrollerin yapılması sağlanmıştır.

e) Belirlenen kontroller tamamlanmadan ve uygunluk onayı verilmeden ürünün sevki önlenmiştir.

 

Firmamız, üretim ve hizmet sağlamak için sevkiyatlar ve sevkiyat sonrası faaliyetler dahil kontrollü koşullar uygulamaya almıştır.

Firmamızda kontrollü koşullar aşağıdakileri içerir;

  • Ürün ve hizmetlerin karakteristiklerini tanımlayan dokümante bilgi olarak P oluşturulmuştur.
  • Yürütülen faaliyetleri ve elde edilen sonuçları tanımlayan çalışma talimatları oluşturulmuştur. 
  • Uygun izleme ve ölçme kaynaklarının mevcudiyeti ve kullanımı. 
  • Proseslerin ve proses çıktılarının kontrol kriterlerini doğrulamak için uygun aşamalarda izleme ve ölçme faaliyetleri ve ürün ve hizmetlerin kabul kriterlerini tanımlamıştır.
  • Uygun altyapı ve proses çevresinin kullanımı ve kontrolü.
  • Yetkinlik ve uygulanabildiğinde personelin istenen niteliği.
  • İzleme ve ölçme ile çıktının doğrulanamadığı yerlerde; ürün ve hizmet sağlamak için proseslerin planlanan sonuçları karşılama yeteneğinin geçerlilik ve periyodik tekrar geçerliği. 
  • İnsan hatasını önleyecek faaliyetlerin uygulanması.
  • Ürün ve hizmetlerde; serbest bırakıma, sevk etme ve sevkiyat sonrası faaliyetlerin uygulanması.

 

İlgili Dökümanlar : PS.03 ÜRETİM VE KALİTE KONTROL PROSESİ

        TP.02.02 KONTROL TALİMATI

 

  8.5.2. TANIMLAMA VE İZLENEBİLİRLİK

Tanımlama ve izlenebilirlik prosedürde anlatılmıştır.

 

İlgili Dökümanlar: P 09 İZLENEBİLİRLİK PROSEDÜRÜ

 

8.5.3 MÜŞTERİLERE VE DIŞ TEDARİKÇİLERE AİT VARLIKLAR

Müşterinin/Tedarikçinin mülkiyeti altındaki tüm kişisel bilgilerin ilgili dökümanlar doğrultusunda korunması üst yönetim tarafından sağlanmakta ve personel sürekli bilinçlendirilerek, müşteriye/tedarikçiye ait malların itinayla korunması sağlanmaktadır. Herhangi bir şekilde müşteri/tedarikçi kişisel bilgisi kaybolur, zarar görür veya kullanılamaz hale gelirse müşterinin/ tedarikçinin  zararı karşılanır.

 

8.5.4. DEPOLAMA - MUHAFAZA

Ürünler depoda uygun şartlarda muhafa edilerek saklanıyor.

 

İlgili Dökümanlar: PS.05 DEPOLAMA VE SEVKİYAT PROSESİ

      T.05.01 DEPOLAMA VE SEVKİYAT TALİMATI

 

8.5.5. SEVKİYAT SONRASI FAALİYETLER

Firmamız ürün ve hizmetleri ile bileşik olan sevkiyat sonrası faaliyetler için şartları karşılamaktadır. Firmamızın ürettiği ürün nedeniyle servis faaliyeti ve garanti şartları gerekli değildir.Müşteriden ürün ile ilgili iade ve uygunsuzluk durumlarında Uygun olmayan ürün prosedürüne göre işlem yapılır. 

 

8.5.6 DEĞİŞİKLİKLERİN KONTROLÜ

Firmamız, belirlenen şartlara sürekli uygun olduğundan emin olmak için, üretim veya hizmet sağlama kapsamındaki değişiklikleri gözden geçirmekte  ve kontrol altına almaktadır. Yılda 1 defa YGG’de görüşülmektedir.

 

8.6. ÜRÜN VE HİZMETİN SERBEST BIRAKILMASI

Ürün müşteriye sevk edilmeden önce Depo ve Sevkiyat Sorumulusu/Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından tüm kontroller yapılır.

Kontrolü yapılan ve uygun olduğu belirlenenlerin ürünlerin sevk edilmesine izin verilir ve araç kontrolleri yapılarak sevk edilir. Uygun olmayanlar Uygun Olmayan Ürün Prosedüründe tanımlanan şekilde işlem görür.

Kuruluş Ürün ve hizmetlerin serbest bırakılmasına ait dokümante edilmiş bilgiyi Prosedürler ve Talimatında tanımladığı şekilde  dokümante etmiştir. Dokümante edilmiş bilgiler aşağıdaki gereklilikleri içerir;

a) Kabul kriteri ile uygunluğa ait delil.

b) Serbest bırakma yetkisine sahip olan kişi(ler)in izlenebilirliği. 

 

8.7. UYGUN OLMAYAN PROSES ÇIKTILARI ÜRÜNLER VE HİZMETLER

Uygun olmayan malzeme / hizmetler belirlendikleri aşamalarda kayıt altına alınarak takibi yapılır.Uygun olmayan malzeme / hizmetler, kayıt altına alınarak gereken değerlendirmeler yapılır. 

 

İlgili Dökümanlar:  P 03 Uygun Olmayan Ürünlerin Kontrolü Prosedürü

 

9.1. İzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme

 

9.1.1. Genel

Firmamız aşağıdaki konuları belirlemiştir.

 a) İzlenmesi ve ölçüm ihtiyaçlarının neler olduğu;

 b) Doğru sonuçları temin etmek için uygun olan izleme,

 

Ölçme, analiz ve değerlendirme yöntemleri; 

c) İzleme ve ölçümlerin ne zaman yapılacağı.

d) İzleme ve ölçüm sonuçlarının ne zaman analiz edileceği ve değerlendirileceği,

 

Firmamız; izleme ve ölçüm aktivitelerinin belirli gereksinimler doğrultusunda yerine getirildiğini temin etmektedir ve sonuçların kanıtı olarak uygun bir şekilde dokümante edilmiş bilgi olarak saklanmaktadır. Firmamız; Kalite performansını ve Kalite yönetim sisteminin etkinliğini yılda bir yapılan yönetim gözden geçirme toplantılarında  değerlendirecektir.

Firmamızda kalite yönetim sisteminin etkinliğini ve uygunluğunu göstermek ve kalite yönetim sisteminin  etkinliğinin sürekli iyileştirilmesinin nerelerde yapılabileceğini değerlendirmek için uygun verileri belirlemiş ve analiz etmektedir. Veri analizi aşağıdakilerle ilgili bilgi sağlamaktadır.

  • Müşteri memnuniyeti
  • Ürün şartlarına uygunluk
  • Önleyici faaliyet için fırsatlar dahil olmak üzere , proseslerin ve ürünlerin özellikleri ve eğilimleri,
  • Tedarikçi analizi
  • Tetkik Sonuçları Analizi

 

9.1.2. MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ

Firmamız bünyesinde müşteri memnuniyetinin ölçülmesi öncelikli konular arasında yer almaktadır. Bu ölçümler, Pazarlama Departmanı sorumluluğunda yapılır. Müşteri memnuniyeti ölçümleri müşterilere uygulanan anketler ve en önemlisi hizmet sırasında ve sonunda yapılan sunumlar sonucunda alınan görüşler ve kararların anket formuna kaydedilmesi ile gerçekleştirilir. Bunun yanında gelen müşteri şikayetleri de bu kapsamda ele alınarak şikayet giderilip memnuniyet sağlanmasına çalışılır.

 

İlgili Dökümanlar: P 08 MÜŞTERİ GERİ BESLEME PROSEDÜRÜ

 

9.1.3. ANALİZ VE DEĞERLENDİRME

Firmamız  Kalite Yönetim Sistemi’nin etkinliğini ve uygunluğunu göstermek ve Kalite Yönetim Sistemi’nin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesinin nerelerde yapılabileceğini değerlendirmek için ihtiyaç duyduğu verileri toplamakta ve bu verileri belirlenmiş dönemlerde istatistiksel teknikler kullanarak analiz etmektedir.

  • Firmamız; doğru verileri ve izleme, ölçüm ve diğer kaynaklardan doğan bilgileri analiz etmektedir ve değerlendirmektedir. Veri Analiz çıktıları ve değerlendirme aşağıdaki maddeler  için kullanılacak: 
  • a) Ürünlerin gerekliliklere uygunluğunu göstermek; 
  • b) Müşteri memnuniyetini değerlendirmek ve geliştirmek; 
  • c) KYS yönetim sisteminin uygunluk ve etkinliğini temin etmek;
  • d) KYS sistemi  planlamasının başarılı bir şekilde gerçekleştiğini göstermek;
  • e) Süreç performansını değerlendirmek;
  • f)  Dış tedarikçilerin performansını değerlendirmek; 
  • g) KYS yönetim sisteminin gelişimi dahilinde ihtiyaç ve fırsatları belirlemek. Analiz sonuçları ve değerlendirme aynı zamanda yılda bir yapılan  yönetim gözden geçirme toplantılarında  sunulur.

 

9.2. İÇ DENETİMLER

Kalite sisteminin uygulamasını ve etkinliğini tespit amacı ile iç tetkikler uygulanır. Her yıl başında İç Tetkik Planı hazırlanır. İç Tetkik Planları hazırlanırken denetlenecek bölüm, kalite sisteminin tüm elemanları, tetkik zamanı ve denetçiler belirlenir. Tetkik planı, geçmiş tetkik sonuçları, tetkik edilecek alanlar ile proseslerin önem ve durumları dikkate alınarak bağımsızlık ilkesi dahilinde oluşturulur. 

Tetkiklerde elde edilen sonuçlar ve bulunan uygunsuzluklar kayıt altına alınır. Bu uygunsuzlukların ortadan kaldırılması için tedbirler alınarak takip faaliyetlerinin yapılması sağlanır. İç tetkik sonuçları yönetimin kalite sistemini gözden geçirme toplantılarının gündem maddelerinden birisini oluşturur. 

 

İlgili Dökümanlar :  P 02 İç Denetim Prosedürü

 

9.3.1. YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRME GİRDİSİ 

Yönetim gözden geçirmesi toplantılarında aşağıdaki  maddeleri dikkate alarak planlanmakta ve yürütmektedir; 

  • a) Bir önceki yönetim gözden geçirmesinde alınan aksiyonların takip durumu 
  • b) Kalite yönetim sistemiyle ilgili iç ve dış konulardaki değişiklikler
  • c) Aşağıdaki gidişatları da içerecek şekilde Kalite yönetim sisteminin performansı ve etkinliği hakkında bilgi veren girdiler;

1) İlgili taraflardan gelen müşteri  memnuniyeti ve geri bildirimlerinin,

2) KYS sisteminin amaçlarının yerine getirilme derecelerinin ,

3) Ürün ve Hizmetlerin uygunluğu ve süreç performansları,

4 )Uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetlerinin sonuçları,

5) İzleme ve ölçüm sonuçları, 

6) Denetim sonuçları,

7) Dış sağlayıcıların performansının eğilimleri dahil edilmektedir. 

  • d) Kaynakların yeterliliği; 
  • e) Risklere ve fırsatlara yönelik alınan aksiyonların etkinliği (Bkz. Madde 6. 1.); 
  • f) Sürekli gelişim için fırsatlar.

 

9.3.2. YÖNETİM GÖZDEN GEÇİRMESİNİN ÇIKTILARI ŞUNLARLA İLGİLİ KARARLARI VE AKSİYONLARI İÇERMELİ: 

     a) Sürekli gelişim fırsatları; 

     b) Kaynak ihtiyaçları da dahil olmak üzere, Kalite Yönetim Sisteminin değişim ihtiyaçları. Kurum; yönetimin gözden geçirme sonucunun bir kanıtı olarak dokümante edilmiş bilgiyi Yönetimi gözden geçirme toplantısı tutanakları ile sağlamıştır.

 

İlgili Dökümanlar :  P 05 Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü

 

10.1. GENEL 

Firmamız iyileştirme için fırsatları tayin etmeli ve seçmeli, müşteri şartlarını karşılamak ve müşteri memnuniyetini arttırmak için gerekli faaliyetleri uygular.

Bunlar aşağıdakileri içermektedir :

a) Şartları karşılamak ve bununla birlikte gelecekteki ihtiyaç ve beklentileri de belirleyerek ürün ve hizmetleri iyileştirmek,

b) İstenmeyen etkileri düzeltmek, önlemek veya azaltmak,

c) Kalite yönetim sisteminin performans ve etkinliğini arttırmak.

 

Firmamız iyileştirme için fırsatları yönetim gözden geçirme toplantılarında belirler.

 

İlgili Dökümanlar :  P 05 Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü

 

10.2. UYGUNSUZLUKLAR DÜZELTİCİ FAALİYETLER

Müşteri Şikayetleri, Anketler, Müşteri Sunumları, Uygun Olmayan Malzeme / Hizmetler,Denetimlerde (İç ,Dış) belirlenen uygunsuzluklar sonucunda düzeltici faaliyet uygulaması yapılır. Düzeltici faaliyet uygulamaları Yönetim Temsilcisi tarafından takip edilir ve izlenir. Uygulama etkinlikleri yönetimin Kalite Sistemini Gözden Geçirme Toplantıları’nda değerlendirilir. 

 

 İlgili Dökümanlar : P 04 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü

 

10.3 SÜREKLİ İYİLEŞME

  • Firmamız, sürekli olarak Kalite Yönetim sisteminin performansını etkinliğini, uygunluğunu ve yeterliliğini geliştirmektedir.
  • Sürekli iyileştirmenin  bir parçası olarak yönetilen ihtiyaçların  ve  fırsatların olup olmadığını tespit etmek için kuruluş  analiz ve değerlendirmenin sonuçlarını  ve yönetim gözden geçirmesinin çıktılarını gözden geçirmektedir ve her daim geçirecektir.

 

İlgili Dökümanlar: P 05 Yönetimi Gözden Geçirme Prosedürü

                    P 02 İç Denetim Prosedürü

                P 04 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü