ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Nasıl Kurulur?

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Nasıl Kurulur?

ISO 9001 kurulum süreci, mevcut kalite programınızın karmaşıklığına, kuruluşunuzun büyüklüğüne ve işlemlerin yapısına bağlıdır. ISO 9001 kurulumu birkaç sistematik adımla başarılı bir şekilde gerçekleştirilmektedir. Aşağıdaki adımlar ISO 9001 Kalite Yönetim Sisteminin başarıyla uygulanması için temel bir yol haritası sunacaktır.

Üst Yönetim Taahhüdünün Elde Edilmesi

Üst yönetim yani genel müdür kuruluşta bir ISO 9001 kalite yönetim sistemi uygulanmasını taahhüt etmelidir. Üst yönetim taahhüdü olmadan herhangi bir kalite girişimi başarılı olmayacaktır. Üst yönetim, tescil ve belgelendirmenin kurumun müşterilerine fayda sağlayacağına ikna edilmelidir.

Bir kalite yönetim sisteminin, yönetim sistemindeki israfı ortadan kaldırarak genel işletme verimliliğini artıracağını fark etmek önemlidir. Üst yönetim, kalite yönetim sisteminin geliştirilmesi ve kurulmasına yönelik taahhüdünü sunmalıdır.

Kurulum Ekibinin Oluşturulması

ISO 9001 insanlar tarafından kurulmaktadır. Kurulumun ilk aşaması üst yönetimin taahhüdünü gerektirmektedir. Bir sonraki adım, kurulum ekibini oluşturmak ve kurulumu planlamak ve denetlemek için koordinasyonu sağlayacak bir yönetim temsilcisi atamaktır.

Kurulum ekibinde kuruluşun tüm fonksiyonlarının temsilcileri yer almalıdır. Yönetim temsilcisi kuruluşta yönetim ile ISO 9001 belgelendirme kuruluşu arasındaki bağlantıyı kuran kişidir. Yönetim temsilcisi kuruluşun kalite yönetim sistemi sorumlusu olarak hareket etmek zorundadır.

ISO 9001 Bilinçlendirme Programı

Çalışanlara ISO 9001 kalite yönetim sisteminin amacını bildirmek için bir ISO 9001 bilinçlendirme programı uygulanmalıdır. Bu programda söz konusu kalite yönetim sisteminin çalışanlara, müşterilere ve kuruluşa sunduğu avantajlara yer verilmelidir. Ayrıca sistemin nasıl çalışacağı ve sistem içindeki roller konusunda bilgi sunulmalıdır.

Malzeme ve bileşen tedarikçileri bu programa katılmalıdır. Bilinçlendirme programı, kuruluşun ISO 9001 kalite yönetim sistemi aracılığıyla elde edilmek istenen faydaları vurgulamalıdır. Program ayrıca kalite yönetim sisteminin çalışanlara sağladığı yüksek katılım düzeyini ve kendi kendine yönelimi vurgulamak zorundadır.

Eğitim Verilmesi

ISO 9001 kalite yönetim sistemi kuruluştaki tüm alanları ve tüm personeli etkilediği için farklı düzeydeki çalışanlar için eğitim programı hazırlanmalıdır. Üst düzey yöneticiler, orta düzey yöneticiler, denetçiler ve çalışanların katılacağı bu eğitim programı kapsamlı olmalıdır.

Eğitim, kalite yönetim sistemlerinin temel kavramlarını ve standardını ve bunların kuruluşun stratejik hedefleri, süreçleri ve sistemin olası iş kültürü üzerindeki etkilerini kapsamalıdır. Buna ek olarak kalite kılavuzlarının, prosedürlerin ve iş talimatlarının yazılması konusunda başlangıç eğitimi gerekli olabilecektir.

Başlangıç Durumunun Kontrol Edilmesi

ISO 9001, çabaların veya sistemin tekrarlanmasını gerektirmez. ISO 9001 standardının hedefi standarda uygun bir kalite yönetim sistemi oluşturmaktır. Bu durum halihazırda yürürlükte olan kaliteli programların dahil edilmesine, uyarlanmasına ve eklenmesine bir engel değildir. Dolayısıyla, uygulama sürecindeki bir sonraki adım standardın gereklilikleri ile kuruluşun mevcut sisteminin karşılaştırılması olmalıdır.

Genel akış şemasından her bölümdeki faaliyetlerin akış şemasına her bir şey hazır hale getirilmelidir. Akış şemaları yardımıyla mevcut kalite yönetim sisteminin bir kaydı oluşturulmalıdır. Çok sayıda yazılı prosedür varsa bunlar yeni kalite yönetim sistemine dahil edilmelidir. Değişiklik veya detaylandırma gerektiren belgeler tanımlanmalı ve listelenmelidir.

Belgelenmiş Kurulum Planının Oluşturulması

Kuruluşun kalite yönetim sisteminin ISO 9001 standardına göre nasıl bir performans sergileyeceğini netleştiği zaman tüm uyumsuzlukların belgelenmiş bir uygulama planı ile ele alınması gerekir. Genellikle plan kuruluşun kalite yönetim sistemini standarda tam olarak uygun hale getirmek için süreçleri belirleme ve açıklama görevini üstlenir.

Uygulama planı farklı bölümlerin ve personelin sorumluluklarını tanımlamalı ve faaliyetlerin tamamlanması için hedef tarihler belirlemelidir. Plan onaylandıktan sonra yönetim temsilcisi uygulama süreci ilerledikçe planı kontrol etmeli, gözden geçirmeli ve gerektiği zaman güncelleme yapmalıdır.

Kalite Yönetim Sistemi Dokümantasyon Yaklaşımının Geliştirilmesi

Dokümantasyon, ISO 9001 kalite yönetim sistemlerini kurmak isteyen kuruluşlar arasında en yaygın uygunsuzluk alanıdır. Kalite yönetim sisteminin dokümantasyonu kalite politikasının belgelendirilmiş beyanlarını ve kalite hedeflerini, kalite kılavuzunu, ISO 9001 standardının gerektirdiği şekilde belgelenmiş prosedürleri ve kayıtları içermelidir.

Belge Kontrolü

Gerekli kalite yönetim sistemi dokümantasyonu oluşturulduktan sonra kontrol etmek için belgelendirilmiş bir sistem oluşturulmalıdır. Kontrol, çeşitli dokümantasyonların oluşturulmasını, onaylanmasını, dağıtımını, gözden geçirilmesini, depolanmasını ve elden çıkarılmasını yönetmenin en ideal yoludur. Belge kontrolü sisteminin mümkün olduğu kadar basit olmalıdır.

Kurulum

Büyük firmalarda daha etkili olmasına rağmen, dokümantasyon geliştirilirken belgelendirilen kalite yönetim sistemini kurmak çok daha iyi bir seçenektir. Küçük işletmelerde, kalite yönetim sistemi genellikle bir kerede tüm kuruluşta uygulanabilmektedir.

Aşamalı uygulama gerçekleştirildiğinde, sistemin seçilen alanlardaki etkinliği değerlendirilebilir. Olumlu bir değerlendirme şansının yüksek olduğu alanları değerlendirmek hem yönetimin hem personelin kalite yönetim sistemine yönelik güvenini korumak için iyi bir fikir olacaktır.

Kalite yönetim sisteminin etkili ve standarda uygun olmasını sağlamak için uygulamadı ilerleme mutlaka izlenmelidir. Bu faaliyetler iç kalite denetimini, resmi düzeltici eylem ve yönetimin gözden geçirilmesi gibi aşamaları içerecektir.

İç Kalite Denetimi

Sistem kurulurken, etkinliği düzenli iç kalite denetimleri ile kontrol etmek gerekmektedir. Kurulu kalite yönetim sisteminin doğrulanmış olduğunu teyit etmek için iç kalite denetimleri yapılmaktadır. Sistem stabilize edilip çalışmaya başladıktan sonra bile devam etmekte olan bir stratejisinin parçası olarak iç denetimler planlanmalıdır.

Yönetim Değerlendirmesi

Kurulu kalite yönetim sistemi üç ile altı aydır çalışıyorsa, bir iç denetim ve yönetim incelemesi yapılmalıdır. Bu incelemenin ardından düzeltici faaliyetler uygulanmalıdır. Yönetim değerlendirmeleri, kalite yönetim sisteminin uygunluğunu, sürekliliğini, yeterliliğini ve etkinliğini sağlamak için gerçekleştirilir.

Ön Değerlendirme Denetimi

Sistemde artık herhangi bir eksiklik görünmüyorsa normalde belgeye başvurmanın zamanı gelmiş demektir. Ancak bunu yapmadan önce bağımsız ve nitelikli bir denetçi ile bir ön değerlendirme denetimi yapılmalıdır.

Belgelendirme

Kalite yönetim sistemi birkaç ay çalıştıktan ve istikrar kazandıktan sonra seçilen bir belgelendirme kuruluşuna belgelendirme için resmi bir başvuru yapılmalıdır. Belgelendirme kuruluşu önce belgelerin bir denetimini gerçekleştirecektir. Dokümanlar kalite standardının şartlarına uygunsa yerinde denetim gerçekleştirilir.

Yerinde denetim aşamasından sonra belgelendirme kuruluşu sistemin kabul edilebilir bir şekilde çalıştığını tespit ederse, kuruluşa genellikle üç yıllık bir süre için sertifika verilir. Bu üç yıllık süre boyunca sistemin kabul edilebilir bir şekilde çalışmaya devam etmesini sağlamak için periyodik gözetim denetimleri gerçekleştirilir.

Bir cevap yazın

KAPAT
Call Now ButtonHemen Ara
WhatsApp chat