ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Nasıl Alınır

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Nasıl Alınır

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, sadece kalite kontrolüne değil, aynı zamanda çok çeşitli iş faaliyetlerine odaklanır. ISO 9001’in şirketinizde uygulanması neredeyse tüm iş süreçlerinde değişikliklere yol açacaktır. Bu nedenle ISO 9001 belgelendirmesi için hazırlık yapmadan önce onun ne olduğunu anlamak son derece önemlidir.


Kaliteyi yönetmek isteyenlere çeşitli standartlar eşlik etmektedir. Örneğin ilk başta İso 9001 kalite yöntemi sistemi avantajlarına göz atılabilir. Öyle ki dünyaca talep gören bu standart biçimi, milyonca kurum tarafından kullanılmaktadır. Kullanımına yönelik ise sistem belgelerinin alınması gerekmekte. Belgelere geçmeden önce sistemin sergilediği avantajlardan bazılarını sıralamak gerekirse;

• Maddi tasarruf adına kurumların tercihi halindedir.
• Karın artış göstermesi için de kalite yönetimleri dikkate alınmalıdır.
• İş kazanma ve müşteri potansiyelini attırmak için de belgeyi almanız gerekir.

Köklü kalite standartlarına yer verilen bu sistem için, belge başvurularına geçilebilir. İso 9001 kalite yönetim sistemi belgesi nasıl alınır merak edenlere güncel paylaşımlar eşlik etmektedir. Öyle ki her sene farklı başvuru aşamalarına yer verilir. Güncellenen bu prosedürlere göz atanlar ise kurumları ya da birkaç departmanı için belge temin edebilir.

Adım 1: Hazırlık

İlk adım hazırlık aşamasıdır. Bu aşamada ISO 9001’in şirketinizde uygulanması için ihtiyaç duyulan hazırlıkları yerine getirmeniz gerekir. Bu çok zor bir adım değildir. Ancak atlanmaması gereken önemli bir adımdır.

ISO 9001 için hedef tarihleri belirlemeden önce, ISO 9001 gerekliliklerini ve uygulama adımlarını anlamak zorunda olduğunuzu bilmelisiniz. Bunlar olmadan standardı uygulama ve belgelendirme için gerekli olan adımları yerine getirme konusunda başarılı olamazsınız.

ISO 9001 Yönetim Temsilcisini Atama

Her şeyden önce bir ISO 9001 yönetim temsilcisi atamanız gerekir. Bu genellikle bir kalite yöneticisi veya şirketinizde yer alan üst yönetim üyelerinden biri olur. Yönetim temsilcisi, şirketinizde faaliyete yönelik süreçleri ve şirketinizin çalışma şeklini değiştirmek için yeterli yetkiye sahip birisi olmalıdır. Bu kişi ISO 9001 işlemlerini uygulamakla sorumlu olacaktır.

Birden fazla fiziksel konuma sahip olan şirketler, tek tek konumların veya işletme birimlerinin bir dereceye kadar bağımsız davranmasına izin vermek için her bir fiziksel konum veya her bir birim için yerel yönetim temsilcisi atamalıdır. Kurumun en üst düzey yönetim temsilcisi yerel düzeydeki yönetim temsilcileri ile koordineli bir şekilde çalışmalıdır.

Yerel yönetim temsilcileri ve üst düzey yönetim temsilcisi arasındaki koordinasyon şirket politikalarının ve süreçlerinin kolay bir biçimde uygulanmasını sağlar. Bu durum hem esneklik hem de basitlik için gereklidir.

Eğitim

ISO 9001’de eğitim ve bilinçlendirme son derece önemlidir. ISO 9001 gerekliliklerini yerine getirmek için gerekli olan uygun eğitim aynı zamanda herhangi bir görevi daha kolay ve daha hızlı bir biçimde gerçekleştirme imkanı sunar. ISO 9001 eğitimini için en belirgin aday yönetim temsilcisidir. Bireysel çalışma, kurslar ve koçluk gibi çeşitli eğitim seçenekleri arasından kişiye uygun olan seçenek seçilmelidir.

Bazı yönetim temsilcileri sadece iş başında eğitime ihtiyaç duyabilecektir. Bu tür yönetim temsilcileri için ISO 9001 gerekliliklerine yönelik belgelenmiş prosedürleri içeren el kitabında yer alan ayrıntılı özelleştirme talimatlarının gözden geçirilmesi yeterli olabilir. Diğer türdeki yönetim temsilcileri için eğitimi doğru seçmek oldukça önemlidir.

Katılım Sağlama

Üst yönetimden orta düzey yöneticilere ve çalışanlara kadar tam destek almak ISO 9001 kalite yönetim sisteminin başarısı için önemli bir gereksinimdir. Bu desteği ne kadar erken alırsanız o kadar iyi olacaktır.

Öncelikle, şirket yöneticilerinin ISO 9001 standardını tamamen desteklemelerini sağlamalısınız. Bu yöneticilere, ISO 9001 sertifikasının faaliyete yönelik faydalarını ve pazarlama faydalarını ayrıntılı bir biçimde açıklama yoluna gitmelisiniz. Üst yönetimin aklında daima ISO 9001 belgelendirmesi için gerekli olan maliyetler olacaktır. Onların bu merakı giderilecek şekilde bilgi akışı sağlanmalıdır.

Son olarak, yöneticilerin ISO 9001’e katılımları hakkında bir anlayışa sahip olmanız gerekir. Bir seçenek olarak üst yönetimin tüm bu konuları kapsayan kısa ama özlü bir kurs almalarını sağlayabilirsiniz. Daha sonra, tüm yöneticileri ve çalışanları ISO 9001 standardının planı ve belgelendirmesi konusunda tüm yöneticilerin bilgilendirilmesi gerekir.

Bu tür bir bilinçlendirme programı, çalışanların ISO 9001 standardının bir tehdit olarak görmelerine engel olacaktır. Sonuç olarak ISO 9001 şirketiniz için bir katkı niteliği taşıyacaktır. Yönetici ve çalışanların ISO 9001 prosedürlerine uyumluluğu için bilinçlendirme odaklı düzenli toplantılar gerçekleştirilmelidir.

Proje Planı

ISO 9001 standardının uygulamasına geçmeden önce bir plan yapılması en iyi seçeneklerden biri olacaktır. Çoğu durumda uygulama adımlarının ve hedef tarihlerin olduğu basit bir plan yeterli olacaktır. Tüm uygulama adımlarından açık bir biçimde bahseden iyi bir kılavuz işinizi görecektir.

Bu noktada, şirketinizin ISO 9001 gerekliliklerini ne ölçüde karşıladığını ve uygulama çabalarınızın önemini belirlemek için bir boşluk analizi yapmalısınız. Boşluk analizi yapmak için bir kontrol listesi kullanmalısınız. Boşluk analizinin sonuçlarına dayalı olarak ISO 9001 uygulama projeniz için bir plan hazırlayabilirsiniz.

Adım 2: Belgeleme

Kalite politikasını ve birçok ISO 9001 prosedürünü yazmak, ISO 9001’i uygularken genellikle en zor adımdır. Bunun sebebi belgelerin ISO 9001’in sayısız teknik gereksinimlerini karşılamasının şart olmasıdır. Bir şirketin koşullarını anlamak, yorumlamak ve uygulamak gerçekten zordur. ISO 9001 belgeleme gelişimini zorlaştıran bir diğer durum ise bu belgeleri hazırlamanın zamanlamasıdır. Yardım ve deneyim olmadan bu aşamayı geçmek çok kolay olmayacaktır.

Diğer taraftan, önceden hazırlanmış olan şablonları özelleştirmek, belgeleme aşamasını kolaylaştıran önemli bir iştir. Burada temel alınan şablonun kalitesi ve daha önemlisi şablonda yer alan ancak özelleştirilmesi gereken talimatların kalitesidir.

ISO 9001 için gerekli olan belgelerden birisi olan çalışma talimatları için belirgin bir biçim söz konusu değildir. Çalışma talimatları, belirli bir çalışma sürecinin gerçekleştirilmesine yönelik adım adım ayrıntılı talimatlardır.

ISO 9001 için gerekli olan belgelerden birisi olan formlar aslında bir gereksinim değildir. Ancak formlar genelde çalışma talimatları olarak kabul edildiklerinden bu belgeleri kullanmak son derece faydalıdır. İyi tasarlanmış formlar ve kontrol listeleri, ISO 9001 gerekliliklerini getirmek açısından size yardımcı olacaktır.

Şirkete Özel ISO 9001 Belgeleri

ISO 9001 belgesi kolayca değiştirilebilecek belgeler arasında yer almazlar. Çünkü ISO 9001 belgelerinin şirkete özel ve şirket için uygun olması gerekir. ISO 9001 belgeleriniz, şirketinizin özellikleri ve faaliyet odaklı süreçleri dahil olmak üzere genel politikadan ayrıntılı çalışma talimatlarına kadar her şeyi içerir.

ISO 9001 belgelerindeki gereklikleri açıkladığınız zaman şirketinizin bunları takip etmesi gerekir. Bu nedenle, şirketinizin performansını aynı seviyede tutmak veya yükseltmek için ISO 9001 kalite talimatların, prosedürlerin ve diğer belgelerin bürokratik gereklilikleri içermemesi önemlidir. ISO 9001 belgelerinizi hazırlarken her zaman verimliliği ön planda tutmanız gerekir.

Şablonların Özelleştirilmesi

Şirketinizde ISO 9001 standardının uygulanmasını sağlamanın en kolay yolu ayrıntılı özelleştirme talimatlarını kullanmaktır. Özelleştirme talimatları şirketinizin koşullarına uygun şablonların değiştirilmesi konusunda size öncülük edeceği için göz ardı edilmemesi gereken durumlar arasında yer alırlar.

Ayrıntılı kişiselleştirme talimatları olmadan şablonların uygun şekilde özelleştirilmesi mümkün değildir. Her en kadar uygulama başarılı bir şekilde gerçekleştirilse bile ISO 9001 gereklilikleri için uyum söz konusu olmayacaktır. Bu nedenle işletme dostu bir ISO 9001 kalite yönetim sisteminin kolay uygulanmasını sağlamak için doğru özelleştirme talimatları ile doğru belgeleme şablonlarının kullanılması gerekir.

Adım 3: Uygulama

ISO 9001 kalite yönetim sisteminin uygulama aşamasında standarttan etkilenen şirket çalışanlarına özelleştirilmiş ISO 9001 talimatlarına eklediğiniz her yeni gereksinimi sunmalı ve onlara çalışma şekillerini ayarlama konusunda yardımcı olmanız gerekir. Bu adımı başarılı kılmak için çalışanlarınızın ISO 9001 standardıyla elde edecekleri faydaları bilmesi son derece önemlidir.

ISO 9001 uygulama aşamasında her adımda tek bir konuyu ele almanız gerekir. Belge kontrolü bölümüyle başlamak her zaman daha doğrudur. Bir toptanlı veya notta gereklilikleri açıklamanız yeterlidir. Diğer ISO 9001 prosedürlerinde olduğu gibi belge kontrol gereklilikleri çok karmaşık değildir.

ISO 9001 kalite yönetim sistemini uygularken neredeyse tüm çalışanların çalışma şeklini en azından ufak ölçüde bile olsa değiştirmesi gerekir. Böylece ISO 9001 standartlaştırma ve çalışma talimatları için gerekli adımları atmış olursunuz. Hazırladığınız kılavuzlarda çalışma talimatlarının nerede olduğunu belirtmeniz yeterli olacaktır.

İş talimatlarının her birisi yazılı olarak işi yapan kişilere sunulmalıdır. İşlerini yapabilmeleri için en iyi yolu düşünmeleri konusunda onlara vakit tanımlamalı ve ardından ana adımları belgelemelisiniz. ISO 9001 için hazırlamış olduğunuz talimatlarda ve iş süreçlerinde değişiklikler gerekliyse bunları yaptıktan sonra çalışma talimatlarınızı tekrar gözden geçirmelisiniz.

Şirket çalışanları, ISO 9001 gerekliliklerini kendi çalışma talimatlarına dahil ettikten sonra onları daha kolay bir biçimde öğrenmeye başlayacaklardır. ISO 9001 gereklilikleri boyunca çalışanlara kendi iş süreçlerini tasarlama imkanı sunmak daha verimli iş süreçlerini ortaya çıkaracak ve aynı zamanda çalışanların motivasyon açısından daha az problem yaşamasını sağlayacaktır.

Adım 4: İç Denetim

Dahili ISO 9001 denetimleri şirketinizin tüm gerekliliklere uyum sağlayıp sağlayamadığını görmek için kendisini değerlendirme aşamasıdır. Bu iç denetimler sadece ISO 9001 süreçlerini uygularken değil belgelendirme yapıldıktan sonra düzenli olarak gerçekleştirilir. Tüm iç denetimler, ISO 9001 denetiminde eğitilmiş kendi şirket çalışanlarınız tarafından yapılır.

Küçük işletmeler genellikle ISO 9001 yönetim temsilcisini iç denetimci yaparlar. Bu durumda, yönetim temsilcisi kendi işi dışındaki tüm şirketleri denerler. Başka bir çalışan ise yönetim temsilcisinin çalışmalarını denetler. Orta ölçekli şirketler genellikle birkaç iç denetçi atar ve onları eğitir. Bu aşamada gerçekleştirilecek çapraz eğitimler çalışanların diğer bölümlerde neler yaptığını öğrenmesi için mükemmel bir fırsat olacaktır.

Denetimler ISO 9001 süreçlerinde çalışanların eğitilmesi için mükemmel bir fırsattır. Denetimlerin tek seferde gerçekleştirilmesi şart değildir. Onları çeşitli parçalara ayırma yoluna gidebilirsiniz. Örneğin, tek seferde tek bir birimin denetimini gerçekleştirmeyi tercih edebilirsiniz. Şirketinizde tüm bölümler ISO 9001 gereksinimleri açısından iç denetimden geçtikten sonra şirketiniz belgelendirme denetimine hazır hale gelecektir.

Adım 5: Belgelendirme

ISO 9001 belgesini almaya hak kazanmak için bağımsız ve üçüncü taraf bir ISO 9001 denetçisinin şirketinizi ziyaret etmesi ve saha denetimi yapması gerekir. ISO 9001 belgelendirme denetimi iç denetiminiz tamamlandıktan sonra yapılabilir.

Bu noktada ISO 9001 kayıt şirketinizi seçmeniz gerekir. ISO 9001 kayıt şirketi, denetçiyi gönderen ve ISO 9001 sertifikasını veren bağımsız bir kuruluştur. Sertifika hizmetleri sunan birçok şirket vardır ancak seçim yaparken dikkatli olmanız gerekir. Seçim yaparken ISO 9000 belgelendirme kuruşu tarafından onaylanmış şirketleri seçmeye özen göstermelisiniz.

ISO 9001 belgelendirme denetimi iç denetimler ile neredeyse aynıdır. Tek farkı bağımsız ve üçüncü taraf bir denetçi tarafından gerçekleştirilmesidir. Bu denetçi şirketinizi ISO 9001 gerekliliklerine uyum açısından kontrol edecektir. Denetçi, ISO 9001 kalite yönetim sisteminizde önemli sorunlar tespit etmezse şirketiniz ISO 9001 sertifikasını almaya hak kazanacaktır. Denetçi önemli sorunlar bulursa bu sorunları düzeltme için çeşitli fırsatlar elde etmiş olacaksınız.

ISO 9001 dünya çapında en çok tanınan kalite standardıdır. ISO 9001 sertifikası, küçük işletmelere ve orta ölçekli işletmelere birçok pazarlama avantajı sunar. Sertifika denetimini başarıyla gerçekleştirdikten sonra pazarlamada yeni avantajlardan faydalanma yoluna gidebilirsiniz.

ISO 9001 sertifikası tek seferlik bir olay değildir. Kayıt şirketiniz, şirketinizin ISO 9001 uyumluluğuna devam ettiğinizi kontrol etmek ve sisteminizi iyileştirmek için yılda bir gözetim sahası denetimi gerçekleştirecektir. ISO 9001 talimatlarında doğru adımları takip ettiyseniz bu konuda pek problem yaşamazsınız.

KAPAT
Hemen Ara